上海切换区域
关闭
C
长沙
S
上海

办公小技巧:轻松掌握知识管理小技能

佑佑商服 2024-04-01 14:43
78

 办公小技巧:轻松掌握知识管理小技能

工作中我们常常要对文档、图片、视频等进行保存、转发或分享,而当文件太多时,我们往往要采用一些方法来处理。今天就跟大家分享一下关于文件批量管理的小技巧。 首先,我们先来了解一下文件管理中的四大功能: 1.文件夹管理:可以将所有文件或文件夹放置在同一文件夹下; 2.内容管理:可以将所有内容集中保存在一个文件夹中,如“我的电脑”、“我的手机”等; 3.标签管理:可以给每一份文档或者文件创建一个标签,可以是文字标签、图片标签等; 4.属性管理:可以在文本属性中增加特殊字符来区分不同的内容。 上面这四大功能主要是用于对我们日常工作中使用的文件进行整理、分类和管理,并方便我们在不同场景中快速查找。如果你也喜欢整理和分享,那么接下来的文章内容就可以跟大家一起来分享了。

办公小技巧:轻松掌握知识管理小技能

一、文件批量修改

有时候我们为了保证文档的整洁性,需要将文件进行整理后再进行修改,此时我们就可以通过“文件批量修改”功能来对文件进行修改。
方法一:点击【文件】-【选项】-【常规】-【保存】,在弹出的窗口中设置保存路径,然后点击确定。
方法三:点击【开始】-【所有程序】-【附件》-【系统工具】-【附件管理器】,然后在弹出的窗口中设置路径和名称。
方法四:点击开始菜单中的“文件”-「选项」-「文件夹选项」,在弹出的窗口中设置存储位置和应用程序。

二、批量改名

我们在工作中常常需要对文件进行命名,比如一份表格中的数据,需要对其中的姓名进行更改,而一份文档中的文字内容也需要进行更改。那么在这种情况下,我们如何批量修改文档中的名称呢?
1.将文件添加进来之后,选择“文件”-“打开”-“更改名称和验证方式”;
2.在弹出的对话框中,选择“以名为搜索项”;
3.在“搜索项”列表中,点击“文件名”后的下拉框;
4.选择要修改的文件名称,点击“添加”即可。

三、批量替换

有时候,我们在进行数据录入时,可能需要对数据进行替换,这时我们就可以使用替换功能来批量替换数据。
选中需要替换的内容,在开始菜单中选择【替换】,之后再点击【全部替换】按钮即可。
这时候,就会出现一个弹窗,会提示我们需要注意的地方,我们只需根据提示进行操作即可。
如图所示:在【替换为】窗口中输入【-A】、【-F】或【-G】这四个符号。同时也可以选择“保留原格式”、“保留源格式”或“保留所有格式”这三种格式。
最后,点击确定就可以了。
如果你也有需要用到批量替换的内容,那就赶紧去试试吧!

四、批量分享

我们经常需要将文档、图片、视频等内容分享给别人,这时我们就需要借助文件批量分享功能。具体操作如下:
第一步:在电脑桌面上找到并双击【WPS文字】图标,打开【文件批量分享】窗口;
第二步:在弹出的窗口中,点击【选择文件】按钮,选择要分享的文档或图片;
第三步:点击【打开】按钮,在弹出的窗口中输入文件名(例如:“Word文档”)和分享密码(注意要与上次分享的文档名称相匹配);
第四步:点击【确定】按钮即可将需要分享的文件全部批量保存到指定位置,同时在右上角的窗口中也可以看到这一过程。
以上就是本次给大家分享的内容了。

佑佑商服

编辑者: wyl