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办公室行政管理知识及工作流程

佑佑商服 2024-03-29 10:11
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办公室行政管理知识及工作流程

办公室是企业的综合办事机构,是企业经营管理的中枢和纽带,是企业对外联络、对内协调的窗口。办公室工作水平的高低,对企业的整体工作起着举足轻重的作用。办公室工作人员肩负着参谋助手、协调服务、综合管理、后勤保障、政务督查等五大任务。办公室人员必须具备较高的政治思想素质和业务素质,才能为领导当好参谋,为领导决策提供可靠依据,为领导排忧解难;办公室工作人员必须具有较强的协调能力,才能在各部门之间架起一座沟通感情、增进了解的桥梁;办公室工作人员必须具有较高的管理能力,才能把各项工作做得井井有条。

办公室行政管理知识及工作流程

一、办公室的主要职责

1、根据公司的发展战略和经营目标,制定公司的行政工作计划,并组织实施。
2、负责公司行政方面的公文处理、会议安排、工作落实等方面的综合协调工作。
3、负责公司日常公文运转、材料起草等方面工作。
4、负责公司人事档案管理,劳动合同签订等方面工作。
5、负责公司财务管理工作,办公用品管理工作。
6、负责公司办公自动化系统建设和维护。
7、负责公司办公环境建设,绿化,美化等工作。
8、负责公司的车辆管理及保养维修等工作。
9、负责公司办公室的接待工作,后勤保障及员工福利待遇。
10、负责处理董事长交办的其他事宜。
11、办公室实行总经理负责制,直接向董事长负责。

二、办公室人员应具备的基本素质

(一)政治素质:坚定正确的政治方向,牢固树立“四个意识”,自觉维护党中央权威和集中统一领导。
(二)思想素质:加强党性修养,自觉践行社会主义核心价值观,弘扬中华民族优秀传统美德,树立正确的世界观、人生观、价值观。
(三)业务素质:勤奋好学、掌握广博的知识。办公室人员要具有一定的文字写作能力、调查研究能力、综合协调能力和组织管理能力。
(四)心理素质:要有较强的抗压能力、情绪控制能力和自我调节能力。工作中要做到细心耐心,处理问题要冷静,要有预见性,这样才能保证办公室工作顺利进行。
(五)职业道德:爱岗敬业、无私奉献、诚实守信、公道正派。办公室人员要有强烈的事业心和责任感,爱岗敬业是做好本职工作的前提和基础。
(六)法律法规素质:做好办公室工作必须遵守国家法律法规,严格遵守企业的各项规章制度。
(七)身心健康:身体是革命的本钱,只有身体健康才能更好地投入工作。办公室人员要有良好的身体素质,以充沛的精力和良好的精神状态投入到工作中去。

三、办公室人员的工作内容及工作流程

1、办公室是企业的中枢,是领导的参谋和助手,既要办文、办事、办会,还要负责协调内外关系,确保企业工作的正常运转。
2、办公室的工作内容主要有:一是组织协调各部门的日常工作;二是协助领导搞好决策,起草领导讲话;三是负责办公用品的采购和保管;四是做好文件处理工作。
3、办公室工作流程:一是当好参谋助手,当好“三员”(办事员、宣传员、服务员),及时为领导出谋划策;二是当好助手,做好综合协调工作;三是做好参谋和助手,搞好督促检查,搞好各项服务。
4、办公室工作人员要认真学习各种业务知识和相关政策法规,不断提高自己的政治素质、业务素质和文化素质。在具体工作中要做到“五勤”:脑勤、眼勤、嘴勤、手勤、腿勤。
5、办公室要讲究效率。要充分利用有限的时间和资源,为领导及时提供各类信息资料,为领导决策提供依据。

四、工作分工及职责

办公室主任:负责办公室工作的全面安排,主持日常工作。对上协调,对下服务。
副主任:协助主任做好办公室日常工作,负责办公会议的组织安排、记录等工作。
秘书:协助主任处理日常事务,负责文件收发、登记、传阅、存档和催办工作。
综合管理员:负责办公室文字材料的起草、校对、打印工作;负责办公用品的采购及领取工作;负责办公室文件档案的整理、归档和保管工作。
出纳:负责现金管理及银行存款的收支工作;负责各类单据的登记及保管工作;负责固定资产的保管及使用工作;负责办公电话的维护和管理工作。
司机:负责车辆安全与维修保养管理工作,驾驶车辆应遵守交通规则,确保行车安全,并按时做好车辆清洁卫生和消毒工作。

五、日常办公的工作流程

1、接待工作是办公室日常工作的一个重要方面,办公室要热情接待来访客人,积极做好引导、服务工作,认真落实好领导批示和交办的事项。
2、文件管理:办公室文件的收发、登记、传递、立卷、归档等工作是日常工作中的重要内容。办公室人员要做好文件的收发登记,及时登记文件的分发情况,确保文件准确及时送达到相关人员手中。
3、会议安排:办公室人员要根据公司领导要求和各部门的工作实际,精心准备会议内容,积极安排参会人员和参会时间。如遇特殊情况不能参加会议时,应及时向领导汇报并向公司领导说明情况。
4、考勤管理:办公室要认真做好公司员工考勤工作,确保公司员工按时上下班。如遇特殊情况需调整上班时间或请假的,办公室要提前到相关部门沟通协调后方可调整。
5、物品管理:办公室人员要根据需要制定好物品的购置计划,及时做好办公用品的购置工作。如遇特殊情况需购置办公用品时,办公室人员要提前向领导汇报并经公司领导批准后方可购置。

六、会务流程

1、会务安排:召开公司全体人员会议(每月至少一次),提前5分钟通知参会人员,会议前3小时通知会议室,会议前2小时向参会人员通报会议时间、地点和议程。
2、会前准备:1)会议室预定;2)茶水准备;3)礼品准备;4)会议材料准备;5)会后礼物准备。
3、会议记录:1)会议记录员根据会议纪要和领导安排,及时记录会议主要内容,做好会前准备工作。
2)秘书在会后1个工作日内整理好会议记录。
4、会务组织:1)公司领导及部门负责人确定的重要活动,由会务部统一组织。
2)各部门在领导确定的活动范围内,负责本部门的会务工作。
3)会务活动必须有会务部统一组织协调。
5、会场布置:1)公司领导、部门负责人确定的重要活动,由会务部统一布置会场;2)部门负责人确定的重要活动,由办公室统一布置会场;3)办公室安排专人负责会场的布置。
6、会务服务:1)参会人员住宿安排;2)参会人员餐饮安排;3)会议礼品准备;4)会议室预定。

七、后勤保障工作流程

1、制定办公用品的采购计划。根据各部门办公用品的需求,制定采购计划,按照轻重缓急的原则,优先保障重点部门的需求,同时兼顾一般部门。
2、做好办公用品的分发工作。根据各部门使用情况,及时调整、补充办公用品。对库存的办公用品进行盘点、整理和入库管理。建立办公用品领用登记本,对所领用物品进行登记管理。
3、做好公务车辆的调度工作。根据各部门需求及领导指示,做好车辆调度工作,确保机关日常工作顺利开展。
做好各类固定资产(如桌椅、文件柜等)的登记与使用登记;定期检查、维护机关公物,保证其完好可用;对各类物品进行盘点,做好台帐登记管理;对固定资产进行出入库管理,并定期进行清查核对;负责车辆的日常检查和维修保养,确保机关车辆安全、高效运行。
5、做好各类会议的组织安排工作。

八、接待工作流程

接待工作是办公室的一项经常性、基础性工作,也是办公室的一项重要职责。接待工作包括上级单位、部门、客户、来访人员和相关人员等。
1.上级单位、部门,如:上级领导、兄弟单位等的来访,须在1小时内给予答复,如超过1小时以上的,需向领导请示后方可答复;
2.兄弟单位来访,须在2小时内给予答复。如超过2小时以上的,须向领导请示后方可答复。
4.来访人员及相关人员来意解释工作必须由接待人员进行。
5.来访人员在办公室工作时需严格遵守办公秩序,不得大声喧哗、嬉闹和影响办公室正常办公秩序。

九、信息采集及处理流程

(一)信息采集的内容:公司重大活动、会议、重要事项,公司领导的重要讲话,公司领导的批示等。
(二)信息采集方式:
1、采用会议或简报形式采集信息,会议和简报中确定的重点议题和会议记录,应及时收集。
2、对于临时发生的重大情况,办公室人员要及时采取电话、传真或其他形式予以收集。
3、对于需要办公室人员去现场调查的信息,办公室人员应迅速赶赴现场进行调查了解并制作调查记录。
(三)信息处理流程:
1、办公室人员接到信息后,应迅速登记处理,并立即向领导汇报。处理完毕后,应及时将处理结果向有关人员反馈。
2、重要信息和突发事件必须在第一时间内向上级领导报告。
3、当领导作出决策时,办公室人员应迅速提供决策依据。

十、信息的收集与发布

信息的收集主要从公司各部门及领导处了解情况,掌握本单位的动态。信息的发布有两种方式:一种是信息上报,即通过公司内部各种信息传递渠道,及时将有关重要决策、重要工作安排和重大活动情况,向公司领导或向公司各部门通报;另一种是信息发布。即通过各类新闻媒介,将本单位的重要信息向社会发布,为公司领导了解情况、制定决策提供参考。
公司办公室要加强对各部门及各单位信息工作的检查与指导。定期或不定期地组织对各部门及各单位信息工作进行检查、指导和考核,对在信息工作中取得成绩的部门和个人予以表彰、奖励,对工作做得不好的部门和个人要批评教育或提出处理意见。同时,要加强对职工的信息教育,提高职工的信息意识和保密意识。要制定详细的规章制度,规范职工信息采集、报送、发布、传递等各个环节的程序与要求。

十一、文件管理流程

公司各部门人员向办公室提出文件申请,由办公室负责人审核,在公司范围内分发,各部门应严格按照文件要求的种类、编号、内容、份数等发放文件;
各部门员工要将自己办理的文件及时送交办公室,由办公室负责归档保管;
公司所有文件要妥善保管,不得遗失或损坏;
对未按规定处理的文件,如需修改时,须由相关人员在修改处签字并加盖公章;
对未经领导签字而自行修改或不符合要求的文件,如需修改则由相关人员重新填写。
公司所有文件要定期检查,发现问题及时处理,以保证公司日常工作的正常开展。公司各部门、车间、班组应及时将生产中出现的问题向办公室报告,以便于办公室对其进行指导;
办公室对各部门报送的各种文字材料、图表等要及时进行收集整理,并定期检查。检查发现问题要及时处理,并向有关部门反馈情况。

十二、保密工作管理流程

1、涉密文件由专人负责,凡涉及公司经营、管理、技术等方面的文件,必须严格按照涉密程度进行管理。对涉密文件的收发、传递、使用、保管和清退等环节必须有专人负责。
2、对涉密人员实行“谁使用,谁管理,谁负责”的原则,涉密人员在工作中发生泄密问题应追究其责任,并视情节轻重给予批评教育或纪律处分。
3、涉密载体在使用前必须进行登记,并由专人保管。要妥善保管好各类涉密文件资料,防止丢失或失泄密。
4、严格执行“涉密文件资料借阅审批制度”。非涉密文件资料要严格控制借阅数量和范围,任何人不得擅自借出。
5、严格按照《公司秘密及内部信息管理办法》对内部信息进行管理,不准擅自对外提供公司秘密事项和内部信息。
6、非经批准,不得复制或复印秘密文件资料。确需复印的,要经过办公室主任审批,并登记复印日期、内容等。复印后的文件资料要按规定及时收回销毁。
7、加强对公司档案的管理工作,做好文件的登记、立卷归档和销毁工作,保证档案资料不丢失不泄密。

十三、档案管理制度

1、档案资料的收集和整理:将公司各类文件、图纸、资料、合同等按照归档范围和要求进行整理,确保齐全、完整,并分类立卷,装订成册。
2、档案的借阅:公司人员因工作需要查阅文件、资料时,经领导批准后,方可借阅。档案人员要认真做好查阅登记工作。查阅后要及时归还。
3、档案的鉴定:对需要继续保存的档案资料,及时向领导提出鉴定申请,并出具鉴定书。经批准后,方可继续保存。
4、档案的销毁:凡国家规定的特殊部门和重要文件必须妥善保管好,以备查考,在规定时间内销毁。凡需销毁的文件、资料必须按《保密制度》和有关规定进行严格鉴定处理后方可销毁。
5、档案的统计:在档案管理工作中,应按规定及时完成各项统计工作,保证公司在经济活动中有可靠的依据和准确的数字。
6、档案人员要经常深入到各部门了解情况,收集信息资料,掌握第一手材料,并将收集到的信息及时准确地上报给有关部门和领导。
7、档案资料要及时归档和整理,以便随时查阅。

十四、档案借阅管理制度

1、借阅档案的人员必须遵守《档案法》和公司的各项规章制度。
2、借阅档案人员必须妥善保管档案,不得遗失或损坏。严禁涂改、圈划、抽取、撤换、抽用档案,严禁将档案带出公司。
3、借阅档案人员必须按规定的借阅范围借阅,不得随意扩大借阅范围。未经公司领导批准,不得擅自提供或转借他人使用。
4、借阅档案人员必须按时归还,如有特殊情况需延长借期,须经公司领导批准方可外借,借期不得超过1个月。
5、凡因工作需要调阅档案的人员,须经分管领导批准并办理登记手续后方可借出。
6、借阅档案人员不得擅自将档案带出公司或外借他人。如有特殊情况确需离开时,必须经分管领导批准,并办理登记手续后方可离岗。
7、非本公司工作人员不得擅自调阅本公司档案。
8、凡违反以上规定者,将给予严肃处理。

十五、行政秘书制度(办公室主任职责)

1、办公室主任是本单位的行政负责人,负责对本单位的全面工作进行指导、协调和检查。
2、办公室主任应具有高度的事业心和责任感,正确处理苦与乐、得与失的关系,以身作则,廉洁奉公,自觉抵制各种不正之风。
3、办公室主任要努力学习,不断提高理论水平和业务素质。
4、办公室主任要认真履行岗位职责,对自己分管的工作要积极主动、认真负责地完成好各项工作任务。
5、办公室主任应严格遵守单位各项规章制度和劳动纪律,严格履行请销假制度。
6、办公室主任要掌握单位人员思想动态,妥善处理各种矛盾,团结同志,共同进步。
7、办公室主任要不断总结经验教训,不断完善管理制度,提高工作效率和管理水平。
8、办公室主任对上级的有关指示和领导的批示及文件应及时传达贯彻落实到基层或有关部门。对本单位或主管部门下发的文件及会议通知应及时传达到本单位或有关部门。
9、对下属提出的工作要求和意见要认真了解核实后进行处理,对下属的工作情况要经常检查督促,及时解决问题。对下级的工作和提出的合理化建议要认真采纳并及时反馈给上级领导。

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编辑者: wyl