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办公室管理特点

佑佑商服 2024-03-30 14:27
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 办公室管理特点

办公室是一个综合性、服务性和战略性的工作部门。它是领导机关的“中枢神经”,担负着为领导服务、为基层服务,协调各方面关系,处理日常工作的重任。在社会主义市场经济条件下,办公室工作的地位和作用越来越重要。因此,在社会上越来越受重视。 办公室管理的职能是多方面的,既包括对外联系、对内协调,又包括行政事务、组织人事等内容;既有综合性,又有阶段性;既有操作性,又有全局性。在办公室管理中,既要充分发挥领导机关的整体功能和综合作用,又要注意发挥各方面的积极因素。要以提高工作质量为重点,以提高办事效率为核心,以“四服务”(即服务领导、服务机关、服务基层、服务群众)为宗旨。办公室管理的内容非常广泛,而且要求很高。必须熟悉党和国家的路线、方针、政策和法律法规,掌握现代管理知识和信息技术;必须具备良好的政治素质、业务素质和职业道德;必须有强烈的事业心和责任感。

办公室管理特点

1、目的性

办公室的各项工作都有一定的目的性,这是办公室工作与一般组织工作的根本区别。办公室工作,从内容上看,是为领导和基层服务的;从对象上看,是为机关、基层、群众服务的;从手段上看,是为实现组织目标服务的。因此,办公室的各项工作都必须有明确的目的。办公室管理工作也不例外。这就要求办公室管理人员必须具有强烈的事业心和责任感。有了明确的目的,就能够把握办公室各项工作所要达到的目标、实现目标所应采取的措施、达到目的所需掌握的知识、完成任务所需要具备的条件等,并能据此制定出相应的计划和措施。只有这样,才能保证办公室管理工作有的放矢、有条不紊地开展。否则,就会出现方向不明、目标不清、工作盲目等现象,造成资源浪费。
办公室管理人员必须具有高度负责、一丝不苟、精益求精和开拓创新精神。要正确处理好与领导机关和基层各方面关系,充分发挥自己在领导机关和基层各方面联系中的作用。要善于发现问题,及时解决问题。

2、全局性

办公室是领导机关的综合办事部门,在很大程度上体现了办公室工作的全局性。办公室工作的全局性主要表现在以下几个方面:
(1)从决策、组织、领导工作的全局来看,办公室必须服从并服务于领导工作大局。这是由办公室的性质和地位所决定的。在决策上,办公室要坚决贯彻执行党和国家的方针政策,坚决贯彻落实各级领导的指示精神,认真贯彻落实党组决议和会议精神,并及时传达贯彻给下级机关。在组织上,要积极协助领导搞好班子建设,搞好调查研究,加强信息沟通,协调各方面关系。在领导上,要以高质量的服务、高效率的工作为领导排忧解难。在领导决策时要善于提出建议和意见。在组织上要抓好各种会议、活动、接待等日常工作,并对各项工作进行指导和督促检查。
(2)从日常工作来看,办公室是机关工作的基础部门,是整个机关运转的“枢纽”。办公室管理人员要坚持“抓大事、抓重点、抓关键”。无论是办文、办会还是办事,都必须从全局出发,围绕中心开展工作。特别是对一些重大问题和重大决策等,要主动参与研究并提出建议;对一些重大问题和重要事项要提前介入、主动介入;对一些涉及全局性的问题要经常过问并及时提出建议;对一些临时性工作要主动参与,争取主动;对一些重要情况要及时汇报并提出建议。
(3)从各个单位来看,办公室是各单位联系沟通的桥梁和纽带。各单位之间在日常工作中有着千丝万缕的联系。办公室管理人员应成为各单位之间沟通的桥梁和纽带。在具体工作中要多关心、多了解、多联系、多协调。及时将各单位的情况及时向领导汇报并提出建议;积极帮助各单位搞好工作联系,增强友谊;定期或不定期地进行沟通和交流;充分发挥各单位的积极性和创造性。以实际行动促进团结、协作、互助和友谊。

3、计划性

办公室是一个有计划的部门,它的主要工作是围绕上级领导和本部门领导的工作思路,结合本部门的具体实际,制订工作计划并组织实施。因此,办公室管理必须具有计划性。它包括以下几个方面:首先,对上级领导和本部门领导的思路要有一个准确的了解,特别是要了解主要领导的意图;其次,对本部门的工作计划要进行科学分析和预测,不能脱离实际;第三,要根据工作计划的要求和本部门自身工作的特点来安排时间和任务。所谓有计划就是要求办公室管理人员必须认真学习上级领导和本部门领导的指示精神,领会其思想实质,并将其贯彻到实际工作中去。所谓科学分析就是对上级领导和本部门领导的工作思路进行认真细致地分析研究,从中找出问题与矛盾。只有这样才能在执行计划时避免盲目乱干。所谓合理预测就是对工作任务和目标要进行科学地预测分析。对于下一步该做什么、怎样做以及做到什么程度等,都要进行科学预测分析。计划是行动的先导,办公室管理人员必须将计划付诸实施。在计划执行过程中要善于分析、总结经验教训。对于出现的问题不能消极等待或者被动应付,必须积极采取措施加以解决。计划执行结束后要进行检查总结,并对存在问题进行分析研究,找出解决问题的办法和措施,从而不断改进工作。如果没有科学规划和周密安排,就容易使计划脱离实际,造成工作混乱,影响办公室管理整体效能的发挥。

4、原则性

原则性是办公室工作的灵魂,是办公室人员的内在素质和工作作风的具体体现。办公室工作是一种脑力劳动,更需要原则性。坚持原则性,就能使办公室人员在工作中表现出良好的素质和高尚的道德情操,成为人们学习的榜样。办公室管理人员应自觉地维护党和政府的威信,维护党和国家以及各级机关的利益,自觉地维护社会稳定和团结。对于上级机关和领导同志交办或要求办好的事情,一定要按规定和制度办事,决不允许自行其是;对于自己职责范围内的事情,一定要主动地办好。对于工作中存在的问题,要认真调查研究,分析原因,采取措施,妥善解决;对于各种干扰和干扰因素,要做到不听、不看、不信、不传;对于不良倾向和错误观点,要敢于抵制和斗争。只有这样才能提高办公室工作效率,才能使领导机关有一个良好的形象。

5、主动性

办公室是为领导服务的,又是为基层和群众服务的。工作好坏直接关系到领导的形象,关系到基层和群众的利益,甚至还会影响到整个组织的形象和声誉。
一是要提高对办公室工作重要性、紧迫性、艰巨性的认识,增强事业心、责任感和使命感;二是要增强事业心和责任感,认真履行自己的职责,自觉完成自己的工作任务;三是要有积极进取精神,不断创新。办公室管理不能墨守成规、按部就班,必须紧跟形势变化和领导意图,在深入调查研究、广泛征求意见的基础上,提出符合客观实际、科学合理、切实可行的措施和办法。只有这样,才能真正做到工作主动、到位,才能真正把各项工作做好。办公室管理要主动地服务于领导机关和基层部门。不能被动地等待领导和基层部门去安排部署工作。

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编辑者: wyl