虚拟办公室的名词解释

虚拟办公室的名词解释

虚拟办公室（Virtual Office）是指企业在国内的总部利用先进的网络技术和管理软件，通过远程管理的方式建立一套符合中国国情的办公体系，以便在不同地域、不同地区、不同部门或企业之间，实现信息资源共享和高效协作。它是一种先进的办公模式，主要是利用虚拟网络技术来解决办公问题。 虚拟办公室主要有以下几个特点： 1、不需要在总部设立专门的办公区域，而在异地建立的虚拟办公室就能达到同样效果； 2、远程管理，不需要现场服务人员； 3、异地员工也能方便地使用远程技术来解决问题； 4、可以在不同区域建立虚拟办公室。目前国内比较知名的虚拟办公室有：上海的青浦分租中心，北京的天通苑分租中心，杭州的文心堂（文心堂总部在杭州，上海、北京、深圳有分租）等。 虚拟办公室不仅能降低企业运营成本，而且也是实现企业快速发展的有效途径之一。许多外国公司为了实现全球范围内更快的扩张，更好地利用资源，不得不在不同地区建立分公司和办事处。而虚拟办公室在其发展中起着重要作用。此外，虚拟办公室还为企业提供了方便快捷、灵活的办公模式和完善周到的服务体系。 注：本文所述内容仅为一般常识，不代表笔者对其真实性以及准确性有所保证。

一、概念

虚拟办公室（Virtual Office），又称远程办公、网络办公，是指在远程办公环境下，使用虚拟网络技术和远程管理软件来实现员工之间的沟通和协作。虚拟办公室与传统的办公室相比，具有以下特点：
1、节约办公成本。企业可将现有的办公室出租给他人使用，这样不仅可以为企业节省大笔租赁费用，而且还可以节省日常的办公开销。
2、灵活的办公地点。虚拟办公室允许企业在全国各地建立分支机构或办事处，在这种情况下，企业不必按照总部所在地的相关规定向当地政府部门提交相应文件和材料。
3、提高员工的工作效率。虚拟办公室使企业在全国各地建立分支机构或办事处时，无须雇佣现场服务人员，也无须与当地政府部门打交道。

二、发展历史

虚拟办公室在世界上最早出现在20世纪70年代的美国，最初是由计算机专家提出的一个设想，它是指利用先进的通信技术和网络技术，建立一个跨时空的办公系统。
70年代后期，随着计算机技术和通信技术的快速发展，虚拟办公室已经发展成为一种服务模式。
20世纪90年代初，随着互联网和无线通讯技术的快速发展，虚拟办公室开始应用于全球范围内的办公。
在我国，虚拟办公室最早出现于20世纪90年代初期，当时主要是由于国际经济环境的变化，以及电子商务和全球化经济的发展，使得企业需要大量的办公地点来满足其需求。但由于地理位置等因素，许多企业需要在国内多个城市设立分支机构和办事处。然而传统办公模式不能适应快速发展的中国经济环境，虚拟办公室应运而生。随着国内企业对虚拟办公室需求不断增加，虚拟办公室业务逐渐从国内扩展到全球。

三、组织形式

虚拟办公室在组织形式上一般分为三种类型：虚拟子公司、虚拟分公司以及虚拟办事处。
1、虚拟子公司是指母公司将业务及员工分拨给一个子公司，并授权子公司可以使用母公司的品牌、技术、管理经验等，但必须接受母公司的监督。因此，子公司是一种母子公司关系，在法律上具有独立法人地位。
2、虚拟分公司是指母公司将业务及员工分拨给几个不同的分公司，这些分公司没有自己的独立法人资格，但可以独立核算。由于分公司没有自己的独立法人资格，因此也不具有法律上的独立性。因此，分公司不受母公司的控制和管理。
它们之间只存在一种松散的合同关系，如共同承担风险、共享利润等。虽然它们之间不存在直接联系和管理关系，但可以共享一些信息资源和人才资源。

四、优点

1、降低成本：相对于传统办公室来说，虚拟办公室可节省成本30%-40%。由于免去了租赁办公室的开支，因此也可避免办公地点的租金成本。另外，由于无需支付差旅费用，可大大降低企业的办公成本。
2、灵活机动：虚拟办公室不仅可以对企业进行远程管理，而且不需要配备专职人员为企业服务，而且可以根据企业的需求随时进行调整。
3、方便管理：虚拟办公室使用更先进的网络技术和管理软件来解决办公问题，不需要配备现场服务人员，使企业能够节省大量的人力和物力。
4、提高效率：由于采用了网络技术和管理软件来解决办公问题，因此也避免了现场服务人员的产生，从而大大提高了工作效率。

五、缺点

1、虚拟办公室的灵活性并不是很高，不能有效地调动员工的积极性和创造性，影响了企业的经营效果。
2、虚拟办公室必须建立在专业的平台之上，否则就会给企业带来一定的风险。如果没有专业平台，那么虚拟办公室将不能发挥它应有的作用。
3、虚拟办公室不像实体办公那样稳定，一旦出现问题，就可能使公司遭受损失。
4、虚拟办公室可以节约成本，但由于虚拟办公室要花费一定的人力物力，因此不能保证人员能够稳定。
5、虚拟办公室需要企业有一定的实力和财力支持。
6、虚拟办公室需要建立相应的规章制度，否则管理就会比较混乱。
7、企业可能会对虚拟办公室的服务质量产生质疑，从而影响其合作关系。

六、发展前景

虚拟办公室的发展前景是非常广阔的，在未来几年内，虚拟办公室将会迅速发展起来，同时随着企业办公自动化水平的提高，虚拟办公室在企业中的作用会更加突出。
首先，由于世界范围内的经济一体化趋势不断加强，企业为了在激烈的竞争中立于不败之地，就需要加强全球化经营意识。这就要求企业能够有效地利用外部资源，而虚拟办公室恰恰是可以提供这种资源的有效途径。
其次，虚拟办公室可以为企业提供一个集中高效的办公环境，避免了人员流动带来的种种不便和损失。同时，由于可以实现异地办公，使公司总部与分支机构之间不再存在物理障碍，从而使信息交流更加顺畅、快捷。
最后，虚拟办公室还能为企业提供更加专业化和个性化的服务。这些服务不仅包括财务、人事、法律等传统方面的业务服务，而且还包括更多领域上的咨询服务。

七、法律地位

根据《合同法》第四百零二条规定：“依法成立的合同，受法律保护。”因此，只要签订了合同，任何一方均受法律保护，不能以任何理由拒绝履行或解除合同。
在公司内部的组织结构中，各部门之间是上下级关系，而各部门之间是相互独立的。而公司设立虚拟办公室，就是为了将各部门整合在一起，各部门之间形成一个有机的整体。因此，在虚拟办公室中存在的上下级关系仅为虚拟办公室内部的组织结构和部门之间的关系，并不代表公司与其他组织、成员间存在任何隶属关系或其他利害关系。因此，公司设立虚拟办公室与其他组织或成员之间的关系不存在任何法律上的障碍。
同时，在虚拟办公室中所签订的协议并不影响公司与其成员之间的法律关系。当虚拟办公室在经营过程中产生纠纷时，仍然可以依照相关法律规定处理。但如果协议内容违反法律规定时，则可以通过司法途径解决。

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