办公楼退租注意事项

办公楼退租注意事项

在办公楼退租的过程中，很多业主、承租人会面临一个问题：

在租期届满前（通常是租期内），提前退租时（即通常的交房时间后的60天以内），我该怎么办？

答案是：可以提前退租吗？

答案是肯定的。

根据《合同法》的相关规定，出租人提前解除租赁合同的话，租金可以不返还。如果承租人已经支付了大部分租金，并且还有剩余租金，则在租期届满前60天以内可以提出退租。

一、明确退租条件

在签订合同时，出租人与承租人双方需要约定以下条件：

1、当发生以下情形之一时，出租人有权解除租赁合同：（1）承租人未按合同约定缴纳租金；（2）租赁期满后10天内，未按照约定交付租赁物；（3）租赁期满或合同解除后一年内，未按照约定完成该资产的移交。

2、当发生下列情形之一时，出租人有权解除合同：（1）承租人违约在先；（2）承租人无正当理由拒不返还租赁物。

3、当发生下列情形之一时，如出现以下情况时，出租人可以解除合同：（1）未在租期届满前60天内提出续租；（2）在租期届满不能及时收回租赁物。

4、如果出现下列情况之一的话，出租人有权解除合同：

1、出租方有权提前收回租赁物及对租赁物进行退租。

2、如果承租人在租赁期间未履行上述义务导致租赁合同无法继续履行，则出租方有权要求收回或解除租赁合同。

5、在符合上述第1项或第2项条件时，出租人有权单方面提前收回或者解除租赁合同：

1、出租人提前收回租赁物；（2）承租人无正当理由拒不返还租赁物；（3）出租人已经依法发出催告。

6、如果出现以下情形之一的话，承租人可以单方请求提前终止租赁合同：①承租人违反约定义务或违约行为致使租赁合约无法继续履行；②承租人拒绝交付租金或者支付其他逾期付款的利息或违约金的；③承租人在租期届满前60天内提出解除租赁合同。

出租人与其他第三方存在关联关系时，则不能单方终止租赁合同。

二、退租时间及租金的计算

根据《合同法》第223条的规定，“租赁期限六个月以上，并且经出租人书面同意的，可以签订补充协议。”

因此，出租人有权在《租赁合同》约定的交房时间后60天内解除合同。

在退租之后，出租人有两种方式收回物业：一是向承租人支付违约金；二是收回已经租出部分或全部的物业。

其中，第一种是直接收回物业（业主可以选择在与承租人签订补充协议时一并收回）；第二种是对原合同做相应调整，即双方重新签订租赁合同。

但无论是哪一种方式（通常有两种情形）都需要对原合同进行适当调整：

1、出租人应在一定期限内书面通知承租人恢复原状。

例如可以要求原承租人将其在租赁物上设置或者安装的设备拆除，如果承租人不履行此项义务的，出租人还有权要求其恢复原状。

2、出租人应在合理期限内将原承租人已支付并确认为合理使用空间的物业退还给承租人。

例如可以要求承租人支付全部已产生租金、相关物业费等费用及赔偿损失等费用的总额。

这里要注意：如果是部分业主收回物业的话，则根据《合同法》第236条的规定，业主应当在收到通知之日起七个工作日内返还已收取的全部租金及相关费用。

若出租人未收到通知，即对已经交付的物业予以保留并继续履行租赁合同，则需要考虑到承租人是否已经实际使用了该物业及造成了什么影响，比如是否存在装修损坏、漏水、墙面脱落等情况、造成了租金损失等因素。

三、如何处理押金损失

如果承租人提前退租，则根据《合同法》第211条的规定：“承租人应当按照约定的租金支付合理期限后交付租赁物件；租赁物灭失或者损坏的，承租人应当承担继续维护修理等费用；承租人无正当理由未支付合理时间内对租赁物进行维修，致使租赁物毁损、灭失的，出租人可以要求承租人赔偿损失。”

那么如何确定“合理期限”？根据《合同法》第212条之规定：“当事人在合同中约定了履行长达一定期间的期限的，履行长达一定期间的，视为履行超过该期限。当事人一方不履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。”

即如果承租人未支付剩余租金，出租人可以依据租赁合同第211条之规定要求出租人赔偿损失（具体计算方式为：未支付款项×期间×违约金），即承租人退还租金及违约金。

这里需要注意：“合理”期限应该是一个相对概念，应根据双方约定来确定具体计算方式。

如果没有明确约定“合理”期限，即按照双方签订的具体退租协议为准；反之就按照租赁合同规定执行。

四、违约金的调整

在办公楼退租的过程中，也有很多业主会面临一个问题，就是违约金的调整问题。

根据《合同法》规定，出租人应当承担违约责任。

而在办公楼租赁合同中，出租人通常会约定承租人必须按照合同的要求支付租金、保证金或押金。在实践中，很多出租人为了避免租金、保证金等费用被承租人或第三方使用而减少支付给承租人的金额，因此会约定租金和押金的具体计算方式，而不再约定支付时间。

但是很明显，这样是不公平的。

根据《合同法》第114条规定：“当事人可以约定一方违约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金，也可以约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。”

因此在办公楼租赁合同中有必要对违约金进行调整。

从该规定中我们可以看出，如果合同当事人没有对违约金进行调整的话，在办公楼租赁合同中可能会存在以下问题：一是承租人未按时缴纳租金导致承租人无法正常经营；二是租金及保证金未及时返还给承租人；三是违约金计算标准过高；四是出租人要求调整违约金而承租人不同意或拒绝。

但从现实情况看，大部分出租人都愿意提前解除合同、退还已收租金（即使部分租金已经全部退还）并支付相应比例金额作为违约金。

在此基础上，在对违约金进行调整时需要注意以下几个问题：1、以出租人向承租人发出终止协议通知书时起至解除协议之日为界限（如果未通知则视为自通知之日起算到实际付款之日），如果存在延期付款（最长延迟期超过90天）则以不超过该期限作为违约金调整的标准；2、若存在延期付款但未到期的情况下以是否存在重大违约行为作为违约金调整的标准（例如租金已全部退还或尚未退还）；3、若存在重大违约行为则以是否因其他情形导致损失（例如因承租人原因导致出租人可解除合同）作为确定违约金标准；4、约定违约金的计算方式为实际支付金额乘以约定比例（通常为50%或以下）。

五、其他问题探讨

在实践中，出租人还可能会要求承租人支付滞纳金，甚至要求承租人承担违约金。

但是从法律规定来看，这个问题很难得到解决。

可见，在解除租赁合同时，出租人有权要求承租人支付一定比例的滞纳金。

对于滞纳金的金额及计算方式双方也有不同意见。

但是，由于《合同法》第94条没有规定滞纳金的计算方式和范围（例如按照一个月来计算等），因此对于是否应当支付滞纳金这一问题，还需要在双方达成一致意见后再确定。

但是笔者认为这一问题可以在双方没有争议的情况下在合同中约定明确计算方式。