办公室应掌握的基本知识和操作技巧——论办公室工作的理论与实践
办公室工作,是一项政治性、政策性、程序性、事务性和服务性都很强的工作。其性质是非常重要的,地位是不可替代的,作用是无可替代的。办公室工作人员在开展工作中,应具备一定的理论基础和实际操作技能,才能得心应手,才能有效地开展各项工作。否则,就会在实际工作中出现不适应问题。办公室人员应具备的基本知识和操作技巧是: 首先要熟悉党和国家有关方针、政策; 其次要熟悉党和国家有关部门的领导同志有关讲话; 再次要熟悉办公室日常工作的内容、程序和方法; 第四要熟悉办公室日常工作中出现的问题及其处理办法; 第五要熟悉办公室内部管理的基本规定; 第六要了解本单位机关职能部门之间的关系。 其次要掌握办公室日常工作中常用的操作技巧: 第一,会议与协调。这是办公室开展工作最主要的手段。会议是沟通上下、协调左右、联系内外、传达政令的重要渠道,是反映情况、沟通思想、协调关系、推动工作和提高效率的重要手段。 一是会议筹备要认真细致;二是会议召开要注重实效;三是会议记录要认真规范;四是会议管理要科学有效。
一、会议的筹备要认真细致。
在会前,要根据会议的主题,制定好会议的筹备方案,并将有关资料送达与会人员,做好会议的相关准备工作。如会议主题是安排工作或总结经验,那么会前就要做好有关材料的准备;如果是传达上级精神或传达本单位重要事项,就要提前收集整理相关文件材料,并做好会议安排。
二、会议召开要注重实效。
要根据会议议题的性质,结合本单位的工作实际,明确会议目标,确定会议形式,安排会议程序。要把时间定在有价值的事上,把精力用在解决问题上,把功夫下在办好实事上。要以解决实际问题为目标,以落实会议决定为重点。要针对会议内容,注重调查研究和解决问题的效果。要通过调研发现问题,找出原因,总结经验教训,提出改进措施,努力实现会议的目标任务。对解决不了的问题要及时向领导汇报、请示,并提出解决办法。
三、会议记录要认真规范。
会议记录,是对会议召开的时间、地点、参加人员、议程、议定事项等情况作一个全面而系统的记录,是一种应用文。
会议记录要规范,应做到:1.会议要有准备;2.会议记录要认真规范;3.会议记录要及时;4.会议记录要完整。如:议题是否进行了讨论,是否达成了一致意见,对不一致的意见是如何处理的,等等。
第二,值班与接待。值班和接待工作是办公室最主要的工作内容之一。
一是值班工作要认真负责;二是接待工作要热情周到。
四、会议管理要科学有效。
要搞好会议筹备,严格遵守会议纪律,做好会场服务,做好会议记录,确保会议顺利进行。在会议过程中,要善于总结经验教训,坚持开短会、讲短话、发短文,力求短平快。
第三,调研与服务。这是办公室工作的一个重要内容。它包括调查研究、信息反馈、决策参谋三个方面。
一是要开展深入细致的调查研究活动;二是要认真做好信息反馈工作;三是要围绕中心工作开展调研活动。
第四,文秘与档案。这是办公室工作的基础和前提条件。
一是要熟悉文书工作;二是要了解档案管理;三是要掌握常用公文写作方法;四是要熟悉档案归档的标准和要求。
五、协调是办公室开展工作的重要手段。
办公室的工作,协调是其重要内容,通过协调可以把各种力量凝聚起来,形成合力,促进各项工作的开展。办公室在工作中要注意处理好“三个关系”:处理好领导与其他人员之间的关系;处理好全局与局部的关系;处理好本单位与其他单位之间的关系。在日常工作中,要注意做好机关内部各部门、各科室之间、领导与普通人员之间的协调。尤其是对本单位工作人员之间的协调,要注意“三个讲究”:
编辑者: wyl