办公室行政管理知识及工作流程

办公室行政管理知识及工作流程

办公室是一个单位的综合办事机构，主要负责为本单位领导决策和协调各项工作提供服务。办公室人员要树立“办文、办事、办会、办事”四个服务意识，以“管理、协调、服务”为基本职能，以“规范化、制度化、程序化”为管理目标，以提高工作效率和工作质量为重点，使办公室成为一个高效的办事机构。 办公室是一个单位的综合办事机构，对各部门、各单位的工作进行综合协调。办公室在单位领导下开展工作，在行使办公室职能过程中要树立“办文、办事、办会、办事”四个服务意识。具体来说，办文是将领导意图转化为文字材料的过程，是实现领导意图的桥梁和纽带；办事是为领导决策提供依据和服务的过程；办会是在领导决策和指导下开展会议活动的过程；办事是实现领导意图和决策的途径。 四个服务意识要求办公室人员要充分认识办公室工作对本单位各项工作的重要性，切实转变观念，增强服务意识，牢固树立“办公室无小事”、“办公室是最后一道门”的观念。

一、办文

1.公文处理是指根据领导指示和文件规定，对公文的起草、审核、签发、印刷、登记、管理等环节所进行的工作。
2.办文包括文电处理和办文工作两大方面，文电处理是公文的核心工作，办文工作是实现领导意图的桥梁和纽带。要按照规定的程序，及时准确地办理文件。
3.办文应注意以下几点：
（1）文件一般由办公室统一分发到各部门，再由各部门负责通知到各部门相关人员。
（2）公文处理过程中，应严格按照“拟办——签批——运转——分发”的程序进行。
（3）文件处理完后，应及时归档。
4.公文处理是一项很严肃的工作，绝不能马虎从事。每一个环节都必须严肃对待，不能随意改动。比如公文处理完后，一定要履行登记手续，不能由领导随意批示。

二、办事

办事是办公室人员的主要工作，它是办公室工作的中心环节。办公室人员要做到办事细致、周到、有效。所谓细致，就是办文要认真仔细，把好文字关；办事要细致周到，把好办会关；办事要认真负责，把好机动关；办事要细心周到，把好保密关。
办公室人员必须具备扎实的专业知识，全面提高办事能力和水平。具体来说，办公室人员必须具有较高的政治素质、大局意识、责任意识和服务意识。做好办公室工作需要具备一定的文化知识和业务知识。同时还需要具有较强的文字写作能力、组织协调能力、语言表达能力以及计算机操作能力。
办公室人员应具备良好的个人修养，勤奋敬业，坚持原则，公正廉洁；工作上要认真负责，不敷衍塞责；生活上要严于律己，团结协作。做好办公室工作还需要有高度的责任感和事业心。所谓高度的责任感和事业心就是对自己所做的每一件事情都能负责到底、尽心尽力、不打折扣。对上级布置的任务、安排的工作不讲条件、不找理由；对下级提出的问题和困难能够解决就及时解决。

三、办会

会议是指以决策、交流、联系等方式，解决问题的会议。办公室人员要认真做好会议的会务工作，保证会议顺利进行。
一是精心筹划。要根据会议内容、性质、规模，确定召开时间、地点、参加人员以及会场布置等方面的具体要求，做到精心准备，周密安排。
二是周密组织。要在会前将会议的议程、日程安排向全体人员进行通报，做到心中有数。要根据领导安排的具体时间，及时通知有关部门和人员参加会议，并负责有关后勤服务工作。
三是加强协调。要做好会务工作中的各项服务工作，如会场布置、会议资料准备、食宿安排等工作。同时，要加强与参会人员的联系和沟通，及时掌握他们对会议的要求和意见，及时向领导反馈有关信息，以便领导决策和指导。
四是严肃纪律。不准迟到、早退、擅自离开会场；不准做与会议无关的事情；不准在会场内吸烟、大声喧哗；不准在会场内随意走动；不准打瞌睡、交头接耳等。
五是做好记录。要认真做好会议记录和会后事项处理等工作。

四、办文与办事的关系

办文，是对书面材料的处理，它是办公室工作的基础，也是办公室工作的关键。办文从形式上可分为文字材料、电报、信件和其他一些文书等；从内容上可分为会议记录、会议纪要、公文处理等。办文的核心是处理各种公文，它是实现领导意图的桥梁和纽带，也是实现办公室职能的基础。
办事，是为领导决策提供依据和服务的过程。办事除了有文字材料外，还包括其他一些文书材料，如会议记录、会议纪要、公文处理等。办文与办事有联系又有区别，办文与办事是办公室工作的两个方面，办文和办事不能混淆。办文就是将领导意图转化为文字材料。办事则是将文字材料转化为实际行动。但不论办文还是办事都必须以领导决策为依据和出发点。

五、办文工作的原则和基本要求：

文件材料是领导的主要决策依据，也是机关工作人员进行工作和决策的主要依据。因此，办公室工作人员必须按照科学、严谨、高效的原则，做好文件材料的拟制和办理工作。根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2009]5号）等有关规定，办文工作应遵循以下原则：
1.准确规范。行文必须符合国家法律法规和有关政策规定，符合党的路线方针政策和国家的法律法规。
2.及时准确。公文必须在限定时间内送达有关领导和部门，如有特殊情况，应当及时向有关领导和部门报告。
3.精简高效。公文应当简明扼要、条理清楚、文字精炼、字数不超过规定。
4.严谨周密。公文内容应当真实，观点正确，条理清楚，重点突出，文字简明，格式规范。
5.服务周到。办文过程中应当从领导和群众的需要出发，充分考虑各方的利益和要求，做到及时、准确、周到、得体。

六、如何做好办公室工作：

1、认真履行职责，服从领导，服务大局。
2、做好参谋助手，当好参谋助手是办公室的重要职责。办公室人员要认真分析当前形势和上级精神，正确把握本单位的工作重点，及时提出切实可行的意见和建议；要从全局高度出发，认真研究、综合分析；要根据上级精神和本单位实际情况，在深入调查研究的基础上，提出切实可行的方案和措施。
3、积极参与政务、管理事务、搞好协调。
4、要认真抓好落实。办公室工作具有综合性和连续性，必须增强责任感和紧迫感，发扬求真务实精神，落实好上级的决策部署。
5、树立形象意识，强化服务意识。
6、不断提高业务素质和水平。
7、不断增强组织协调能力和语言文字表达能力。

七、办公室管理模式：

办公室管理模式主要有三种：一是分工管理型，就是将办公室人员按工作性质分成若干个工作小组，每个小组在负责人的领导下完成相应的任务。这种模式适合于一些大部门的办公室，如企事业单位的办公室、高校的办公室等。
二是集中管理型，就是将一个部门或一个单位的所有工作都集中起来，统一由一个领导来协调，这种模式适合于一些小部门的办公室。
三是综合管理型，就是将两种或两种以上管理模式有机结合起来，综合使用各种管理模式的优点，在发挥各自优点的基础上，达到最好效果。这三种模式各有利弊：分工管理型便于综合管理和信息交流；集中管理型便于统一指挥和集中资源；综合管理型便于分工协作和提高工作效率。

八、办公室主任的工作职责：

1、主持办公室日常工作，制定办公室工作计划、总结。
2、主持会议，督促检查会议决定事项的落实情况。
3、负责办公室文书档案管理。
4、负责组织领导机关公文处理工作，检查机关公文处理情况。
5、负责机关内部行政事务的管理。包括日常办公用品的采购和管理，车辆使用和管理，组织开展文化娱乐活动等。
6、负责机关人事工作，协助局长做好干部任免、调动工作。具体包括干部的考核考察及任免等工作。
7、负责办公室财务管理工作，包括财务预算编制和执行监督等。
8、负责机关对外接待工作，包括外事接待方案制定、接待费用预算编制和执行监督等。
9、负责办公室工会组织建设和开展活动。
10、组织撰写并督促检查有关会议的材料，做好会议记录并及时上报有关领导。
11、协调机关各部门之间的关系，并对办公室各部门进行业务指导与监督检查。

九、办公室主任的基本素质要求：

1、要有一颗忠诚于党、热爱祖国、热爱社会主义的心。要有牢固的政治意识、大局意识、责任意识和奉献精神。
2、要有很强的事业心和责任感。要有高度的敬业精神，甘愿吃苦，任劳任怨，勇于奉献。
3、要有一定的理论水平。办公室主任是单位领导的参谋和助手，要注重学习政治理论、现代经济理论和法律知识等方面知识，不断提高自身的思想素质。办公室工作比较复杂，涉及面广，需要协调处理的事情多，因此，必须具有较强的组织协调能力和语言表达能力，能合理安排各项工作。
5、要有良好的心理素质。办公室主任既是单位领导的助手，又是单位工作人员的代表，其一言一行都会对领导产生较大影响，因此，要求办公室主任必须具备良好的心理素质，能够控制自己的情绪和脾气。

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