联合办公日常租赁管理

联合办公日常租赁管理

联合办公空间的日常租赁管理一直是企业面临的重要问题。

在过去的一年中，有很多家联合办公空间因租户频繁变动、租期延长而出现租赁纠纷。

为了保障租户的权益，不少联合办公空间会将租户信息纳入到合同条款中，并为租户提供定期上门检查维护的服务。

在这过程中，作为联合办公空间最大租赁方——甲级写字楼出租方通常会扮演一个相对强势、甚至有些苛刻的角色。

为了更好地与物业公司合作并保障租户的权益，不少联合办公空间为物业公司设置了诸多“管理障碍”。

一、缺乏明确的租赁规则

虽然从目前来看，联合办公空间与甲级写字楼物业公司签署的合同并不具有太多“霸王条款”，但在实际操作中，这种规则的执行却存在很多问题。

比如，物业公司通常不会与联合办公空间直接签订合同，而是由物业与租户签订协议。在这过程中，出租方通常会对租赁协议的具体内容进行解释说明；物业公司对租户的服务要求也通常要和业主或其他相关方沟通后才能实施，物业公司往往没有充分地了解该联合办公空间的业务范围和具体内容；

另一方面，当物业与租户签订合同时，并不会明确规定任何一方必须提供给对方多少空间和房间供其使用。

在这种情况下，物业与租户签订合同时往往对“如何使用”并未达成一致意见。

除此之外，物业公司还需要注意一个非常关键的问题：联合办公空间往往会将多个办公空间合并为一个大办公场所。

二、管理过程中容易出现信息不对称

当物业公司与租户之间存在租赁关系时，物业公司一般会要求租户提供一份租赁合同、一份身份证复印件、一个营业执照和其他有效证件，并对这些资料进行拍照存档，以确保资料的真实性。

但当物业公司将租户信息纳入到与出租方的合同条款中时，就会面临着承租人和出租方之间信息不对称的问题。

根据《中华人民共和国合同法》第四十条规定：“租赁期限不得超过二十年”。

而在实际管理中，不少承租企业因频繁变动租户信息而导致了与出租方的租赁纠纷。

以某联合办公空间为例，为了保障租户权益，其于2020年1月与甲级写字楼出租方续签了《物业服务合同》《办公场地使用协议》《入驻须知》等管理服务合同。

但同时，其又在该空间发布了《租赁须知（七）》《入住须知（七）》《入驻须知（七）》等管理服务合同，要求所有员工在工作时间内必须保持通讯畅通、不得使用手机或其他通讯设备并佩戴工作牌。

在这种情况下，物业公司就会被告知：“你的员工有违反上述约定的行为的话……”。

三、缺少对联合办公空间的统一管理

如果物业公司与出租方签署了类似“联合办公空间管理协议”，那么物业公司就无法获得联合办公空间的统一管理。

实际上，这是目前大多数联合办公空间都面临的难题。

因为在物业公司与出租方签署协议之前，联合办公空间本身是一个独立运营、没有第三方管理的空间，因此它是完全不具备自己管理的能力的。

物业公司很难通过一个统一的协议来保障所有联合办公空间内租户与出租方之间的信息和利益都在自己手中。

如果没有统一协议来保障所有联合办公室租户与出租方之间发生纠纷，在这种情况下，物业公司只能被动地接受对方提出“不合理条款”进行仲裁或者诉讼。

此外，物业公司还必须接受出租方对其所出租物业的定期检查和维修，如果出租方所管理的场地出现问题甚至损坏了建筑物内所有设备设施（如电梯、监控系统、消防系统等），也需要有一套完整系统来保障租户与业主之间达成一致意见。

四、缺乏有效的服务支撑流程

为了让租户对自己的服务更满意，物业公司需要在定期检查维护方面做好服务支撑工作，包括建立客户关系管理系统和定期对租户进行满意度调查等。

但大多数联合办公空间物业企业缺乏有效的客户关系管理系统，无法对租户进行有效的满意度调查。

在这样的情况下，租户会认为物业公司并没有很好地为其提供服务，反而认为物业公司对其没有信任；同时，物业公司也可能会对自身品牌形象产生负面影响。

为了与客户建立信任关系，物业企业需要定期与承租人进行沟通。

但是在很多情况下，因为缺乏沟通渠道往往会导致双方产生误解、矛盾等负面影响。

为了解决这一问题，物业企业可以尝试使用新的技术手段或通过其他方式来完善客户关系管理系统。

比如：可以通过短信或微信等方式通知租户；还可以尝试将业主委托物业公司服务的权利转移给租户；还可以通过其他方式如将出租空间作为服务中心等。

五、缺乏租户数据分析及应用

在实际管理中，物业公司往往难以获得大量的租户数据，而这些数据往往又是由出租方提供的，物业公司很难通过对信息的整合分析来提高空间运营管理效率。

在一家联合办公空间的日常工作中，物业公司通常要做如下两项工作：

1.与出租方沟通，确认新租客入租、退租时间等；

2.通过对数据分析来提高空间运营效率并优化服务质量。

为了保证这两项工作顺利开展，物业公司通常需要从出租方获得更多真实的租户数据并加以分析。

如果出租方无法提供完整而准确的数据，那就无法为其他租户提供优质服务，也无法提高运营效率。

六、租户行为分析及监控不到位，导致纠纷频繁发生

在租金问题上，很多人会担心租户的续约问题，其实这种担心是没有必要的。

首先，大部分联合办公空间为保证自身运营成本并降低空置率，对租户的管理会非常严格，例如会定期进行行为分析；

其次，目前大多数联合办公空间均安装了智能摄像头进行监控。

但是这种行为监控是有限度的，很多智能摄像头只是对进入空间及离开空间的人进行拍照和录像而已。

而且这种行为监控往往仅限于访客到访时的拍照录像等简单手段；

更多关于智能视频监控系统的详细介绍或实际案例请参考《商业服务企业租户智能视频监控系统应用及案例分析》一文。

七、忽视对租户满意度调查，导致物业服务质量下滑、企业经营状况恶化

很多联合办公空间的物业公司只注重对入驻企业的日常服务，忽视对租户满意度调查。

因为租户服务不到位，导致物业公司与租户关系疏远、租金拖欠、员工流失等情况严重，甚至引发双方矛盾。

虽然企业入驻了联合办公空间，但物业公司并没有权利要求租户提供相关支持或其他服务，只能被动地等待或者寻求其他帮助。

而在实际工作中，由于与出租方的关系紧张以及缺乏对租户进行满意度调查，不仅导致物业公司的租金收入降低、员工流失严重等问题，也直接影响了企业经营状况。

作为联合办公空间物业管理方中的一员，北京优客工场拥有一套完整的工作流系统。在进行日常管理工作时，我们可以通过该系统实现对企业员工、工位、水电等方面进行数据分析和管理。

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